Parhaat tietotyön ammattilaiset ovat jo pitkään valinneet työnantajan toimialoilla, joilla osaajista on ollut pulaa. Viime vuosina osaajapula on hiipinyt uusille toimialoille ja hyvin monenlaisiin tehtäviin. Sen mukana rekrytointimarkkina on kääntynyt päälaelleen. Osaajat valitsevat työpaikkansa ja kilpailu parhaista työntekijöistä kovenee.
Yritykset kisaavat työntekijöistä työnantajamielikuvalla. Tunnetut ja toimialallaan vakiintuneet työnantajat menestyvät kilpailussa hyvin. Universum Communications toteuttama ”Suomen ihanteellisimmat työnantajat vuonna 2020” osoittaa, että sekä korkeakouluopiskelijoiden että suomalaisten ammattilaisten mielikuvissa ihannetyönantajat ovat tunnettuja, menestyneitä ja pääosin suuria organisaatioita.
Työnantajamielikuvan vaikutus hyvien työntekijöiden rekrytointiin on todellisuutta. Menestyneillä ja tunnetuilla organisaatioilla on kilpailuetu, jota ei saa kurottua nopeasti kiinni. Miten siis pieni, paikallinen tai vaikkapa erikoisella toimialalla toimiva yritys onnistuu rekrytoimaan itselleen osaajia?
Työnantaja, tunnista tavoiteltu osaajien kohderyhmä ja puhuttele heitä
Organisaation toiminnan tarkoitus, pitkän aikavälin tavoitteet ja liiketoiminnan ydin rakentavat työnantajamielikuvan perustan, joka houkuttelee tiettyä ammatillista kohderyhmää. Tiedostava työnantaja määrittelee, millaista osaamista se tarvitsee, mutta selvittää myös, mitä sen tarvitsemat osaajat odottavat työnantajalta.
Osaajien odotusten rinnalla on pohdittava, miten työnantaja vastaa näihin odotuksiin. Mitä siis tarjoatte osaajille, joita tavoittelette? Peruspalkan ja pysyvän työpaikan lisäksi on pohdittava kysymyksiä, jotka liittyvät esimerkiksi työnteon joustavuuteen, työntekijöiden kehittymismahdollisuuksiin ja osaajien mahdollisuuteen kokea tekemänsä työ merkitykselliseksi juuri teidän työyhteisössänne.
Osaajien kohderyhmän puhuttelu on tärkeää muulloinkin kuin rekrytoinnin käynnistyessä. On tunnettava, mitä viestintäkanavaa osaajien kohderyhmä käyttää ja miten heitä puhutellaan. Näkyvyys eri medioissa on suunniteltava ja toteutettava niin, että haluttu kohderyhmä huomioi sen.
Hyvä hakijakokemus vahvistaa työnantajamielikuvaa
Hakijakokemuksella on keskeinen merkitys hyvän työnantajamielikuvan rakentumisessa. Tämä on tärkeää huomioida, koska jokainen työnantaja voi aktiivisesti ja omalla toiminnallaan vaikuttaa hakijakokemukseen.
Hakijakokemus rakentuu rekrytointiprosessin aikana. Työpaikkailmoitus tai ehdokkaalle esitetty toimenkuva on hakijakokemuksen ensimmäinen vaihe. Hyvä ilmoitus on selkeä ja houkuttelee juuri oikeita ihmisiä hakuprosessiin.
Työnhakijoiden kohtaamiset rakentavat vahvoja mielikuvia. Tiedusteluihin vastaaminen, haastattelukutsut, EI-vastausten viestintä ja haastattelujen toteuttaminen ovat vaiheita, joissa on toimittava ammattitaitoisesti. Yhtä valittua kohden voi hakuprosessissa olla kymmeniä EI-valittuja hakijoita, joiden hyvä kohtelu kannattaa. He voivat olla organisaatiosi asiakkaita tai seuraavan rekrytoinnin ehdokkaita.
Rakenna ammattimainen rekrytointiprosessi
”Hyvin hoidetun rekrytoinnin lopputuloksena jokaisen rekrytointiin osallistuneen hakijan mielikuva organisaatiosta on parantunut.”
Hyvä rekrytointiprosessi on organisaation sisällä vakinaistettu toimintamalli, joka on määritelty ja kuvattu niin, että siihen osallistuvat henkilöt tunnistavat oman vastuunsa. Hyvä rekrytointiprosessi varmistaa valinnan laatua, poistaa hukkatyötä, säästää kustannuksia ja huomioi työantajamielikuvan rakentamisen.
Hyvä rekrytointiprosessi on työnhakijalle palvelukokonaisuus, johon osallistuva saa hyvän kohtelun lisäksi tietoa tehtävästä ja organisaatiosta. Tämä tarkoittaa avointa viestintää, prosessin nopeutta, ehdokkaiden arvostavaa kohtelua ja päätösten perusteluja. Hyvin hoidetun rekrytoinnin lopputuloksena jokaisen rekrytointiin osallistuneen hakijan mielikuva organisaatiosta on parantunut.
Tee rekrytointiprosessista hakijaystävällinen:
-
Kerro, mitä te työnantajana tarjoatte työntekijöille
- Mitä ovat työyhteisönne vahvuudet (eettinen toiminta, joustava työkulttuuri, ammatillisen kehittymisen mahdollisuudet vai jotain muuta?)
- Mieti kohderyhmittäin, miten voitte sitouttaa nuorta työntekijää, kokenutta asiantuntijaa tai johtajaa hänen tehtäväänsä ja työyhteisöönne
-
Nosta työnhakija rekrytointiprosessin keskiöön
- Tee rekrytointiin osallistuminen joustavaksi työnhakijalle
- Jos käytössänne on hakulomake, varmista, että sen täyttäminen on helppoa ja kysy lomakkeella vain oleellisia asioita
- Jos kutsut ehdokkaan suoraan hakuprosessiin, mieti miten keräät oleellisen tiedon ehdokkaasta niin, ettei hänen tarvitse nähdä ylimääräistä vaivaa
-
Tee hyvä rekrytointihaastattelu
- Huolehdi haastattelutilanteen hyvästä ilmapiiristä
- Tee syvällinen haastattelu, jolla varmistat ehdokkaan osaamisen, motivaation ja yhteensopivuuden tehtävään ja organisaatioon
- Moderni rekrytointi muistuttaa markkinointia. Sinun tehtäväsi on haastattelutilanteessa jakaa tietoa, jota ehdokas tarvitsee.
-
Toimi nopeasti ja huolellisesti
- Hyvillä työnhakijoilla on muitakin vaihtoehtoja kuin organisaationne avoinna oleva tehtävä. Älä siis hukkaa aikaa, vaan toimi tehokkaasti prosessin eri vaiheissa.
- Nopea toiminta viestii osaamisesta ja kiinnostuksesta hakijoita kohtaan
- Nopeusvaatimus ei saa kuitenkaan ylittää huolellisuutta. Jokainen rekrytointi on tärkeä päätös ja siksi prosessin eri vaiheet on tehtävä huolellisesti.
-
Viesti avoimesti ja ajallaan jokaiselle työnhakijalle
- Viesti riittävän nopeasti vastaukset työnhakijoille, joita ei kutsuta haastatteluun
- Anna henkilökohtainen palaute haastatelluille henkilöille, joita ei valittu. Perustele lyhyesti valintapäätös ja vastaa hakijoiden kysymyksiin.
Edistä joustavaa työkulttuuria ja kehitä osaamista
Yksilölliset työnteon mallit ovat nykypäivää ja maine joustavana työnantajana on kilpailuetu. Hyvä työnantaja selvittää osaajakohderyhmän tarpeet ja pyrkii ratkaisemaan, miten yksilöllisiä työnteon malleja voidaan ottaa käyttöön. Joustavuuden kasvaessa työnantajan on tärkeää myös varmistaa, että työhyvinvointi säilyy kaikissa työtehtävissä.
Asiantuntijoiden ja johtajien kohdalla vaikuttaa erityisen paljon myös mielikuva työnantajan tarjoamista kehittymisen mahdollisuuksista. Työnantaja, joka tarjoaa kiinnostavia kasvun mahdollisuuksia ja kehittää henkilöstöään säännöllisesti, rakentaa vetovoimasta työyhteisöä. Parhaimmat ammattilaiset haluavat työyhteisöön, jossa osaaminen kehittyy.
Tutkimuslähteitä:
https://rekrytointi.com/avoimet-tyopaikat/suomen-ihanteellisimmat-tyonantajat/
https://www.manpower.fi/tyonantajat/tyonantajan-tietopankki/tutkimukset/osaajapulatutkimus
Miten toteutan tuloksekkaan rekrytointihaastattelun?
Hyvä rekrytointihaastattelu on kuin yhdistelmä taitavaa neuvottelua ja innostavaa keskustelua. Hyvä haastattelu kuten neuvottelukin edellyttää asiaosaamisen lisäksi hyvää valmistautumista ja kirkasta tavoitetta. Innostava keskustelu edellyttää hyvää vuorovaikutusta ja aitoa kiinnostusta toista henkilöä kohtaan. Lisäksi haastattelijan on huomioitava hyvän työnantajamielikuvan ylläpitäminen.
Haastattelu on keskeinen osa rekrytointiprosessia ja sen päätavoite on tuottaa arvio ehdokkaan osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään ja organisaatioon. Miten haastattelija varmistaa edellä mainittujen edellytysten ja tavoitteiden toteuttamisen?
Valmistaudu rekrytointihaastatteluun
Haastattelijan on peilattava tehtävässä tarvittavaa osaamista ja tutustuttava etukäteen ehdokkaan antamiin tietoihin, kuten ansioluetteloon ja hakemukseen. Lisäksi on laadittava täytettävän tehtävän näkökulmasta oleelliset haastattelukysymykset, joilla arvioidaan ehdokkaan osaamista, motivaatiota ja sopivuutta tehtävään.
Haastattelu on vuorovaikutustilanne, jossa haastatteluun kutsuttu ehdokas odottaa saavansa tietoa työtehtävän sisällöstä, vastuista ja tehtävään liittyvistä odotuksista sekä rekrytoivasta organisaatiosta. Haastattelijan on siten valmistauduttava keskusteluun, jossa hän itse jakaa riittävän avoimesti tietoa ja vastaa kysymyksiin.
Hyvä valmistautuminen täydentyy hyvällä aikatauluttamisella ja ajan hallinnalla. Haastattelua varten pitää varata aikaa sen mukaan, mikä on tehtävän vaativuustaso. Lisäksi haastattelijan on syytä varata joustonvaraa aikatauluunsa siksi, että haastateltavat ja haastattelutilanteet ovat yksilöllisiä.
Varmista hyvän keskustelun ilmapiiri
Haastattelija on vastuussa siitä, että hän saa riittävästi tietoa ehdokkaan osaamisesta, motivaatiosta ja sopivuudesta tehtävään. Parhaiten tämä onnistuu, kun haastattelun tunnelma on keskustelunomaisesti rento, mutta tavoitteen mukaisesti asiassa pysyvä ja asiallinen.
Keskustelun rento tunnelma ei tarkoita mukavuusalueella pysymistä. Haastattelija saa olla vaativa, mutta se pitää tehdä hyvän vuorovaikutuksen sääntöjä kunnioittaen. Hyvä haastattelija kysyy, tarvittaessa haastaa, mutta myös kuuntelee ja antaa tilaa ehdokkaalle osoittaa osaamisensa. Haastattelu ei ole yksipuolinen kuulustelu, vaan haastattelijan pitää tarjota tietoa tehtävästä ja organisaatiosta ja rohkaista ehdokasta kysymään tarvitsemaansa tietoa.
Arvioi ehdokkaan osaamista, motivaatiota ja sopivuutta
Rekrytointihaastattelun tärkein tavoite on saada vastaus ehdokkaan osaamisesta, motivaatiosta ja yhteensopivuudesta tehtävään ja organisaatioon.
- Ehdokkaan osaamisen arviointi – Tee kysymyksiä, joilla arvioit ehdokkaan osaamista:
- ”Mitä ovat osaamisvahvuutesi suhteessa tehtävään?”
- Arvioi myös mikä on ehdokkaan valmius oppia uusia asioita.
- Ehdokkaan motivaation arviointi – Tee kysymyksiä, joilla arvioit ehdokkaan motivaatiota:
- ”Miksi haet tätä tehtävää?”
- ”Millaisia odotuksia sinulla on tämän työn suhteen?”
- Ehdokkaan sopivuuden arviointi – Tee kysymyksiä, joilla arvioit ehdokkaan yhteensopivuutta tehtävään, tiimiin ja organisaatioon:
- ”Mitä odotuksia sinulla on tulevan työtehtävän suhteen”
- ”Millaisessa työympäristössä viihdyt parhaiten?”
- Hyödynnä strukturoitua haastattelumallia. Strukturoitu haastattelumalli tarkoittaa, että hyödynnät ennalta ja tehtäväkohtaisesti valmisteltuja kysymyksiä. Kun kysyt samoja kysymyksiä kaikilta ehdokkailta, varmistat aiheessa pysyminen, ehdokkaiden tasapuolisen kohtelun ja keskinäisen vertailun.
Varsinkin asiantuntijoiden ja johtotason rekrytoinneissa järjestetään tyypillisesti useita haastatteluja. Tällöin ainakin ensimmäinen haastattelu on hyvä toteuttaa strukturoidulla mallilla, minkä jälkeen vapaamuotoinen haastattelu toimii täydentävänä menetelmänä ja mahdollistaa henkilökohtaisemman neuvottelun.
Tee haastattelusta muistiinpanot ja oma arvio ehdokkaasta
Kirjaa muistiinpanoja haastattelun aikana ja täydennä niitä tarvittaessa haastattelun jälkeen. Muistiinpanojen tekeminen voi jäykistää keskustelunomaista tunnelmaa, mutta se kannattaa, koska muistiinpanojen tekeminen vahvistaa arviointisi laatua. Voit jälkikäteen palata muistiinpanoihin ja ne helpottavat ehdokkaiden objektiivista vertailua.
Kun valmistaudut hyvin, laadit haastattelukysymykset huolella ja käytät haastatteluun riittävästi aikaa, on sinulla hyvät edellytykset tehdä objektiivinen arvio henkilön osaamisesta ja sopivuudesta tehtävään. Oma arvio kustakin ehdokkaasta on se perusta, jonka varassa teet valinnan seuraavaan haastatteluvaiheeseen, karsit ehdokkaita rekrytointiprosessista ja teet valintapäätöksen.
Haastattelu varmistaa valintapäätöstä ja vahvistaa työnantajamielikuvaa
Jokaiseen rekrytointihaastatteluun sisältyy tulkintojen virhemahdollisuus, jota kokenut haastattelijakaan ei voi täysin eliminoida. Huolellisesti tehty rekrytointihaastattelu on kuitenkin vahva arviointiperuste, jota voit täydentää muilla arviointimenetelmillä ja näin laskea virheellisten tulkintojen mahdollisuutta.
On tavallista, että haastatteluihin on kutsuttu useita ehdokkaita. Ensimmäisten haastattelujen jälkeen karsitaan osa ehdokkaista ja jatketaan neuvotteluja muutaman ehdokkaan kanssa. Jatkoneuvotteluissa voidaan hyödyntää vapaamuotoista haastattelua, joka paremmin mahdollistaa arvion ehdokkaan persoonasta. Haastattelujen yhteydessä voidaan toteuttaa myös työtilannetta simuloivia tehtäviä, joilla arvioidaan ehdokkaan osaamista.
Rekrytointiprosessi tuottaa työantajamielikuvia siihen osallistuville työnhakijoille. Haastattelu on prosessin vaihe, jossa luodaan vahvin työnantajamielikuva. On hyvä muistaa, että haastatteluihin osallistuu useita ehdokkaita, joista vain yksi valitaan tehtävään. Ei-vastauksen saaneet ehdokkaat voivat olla työnantajasi asiakkaita tai potentiaalisia työnhakijoita toiseen tehtävään. Siksi jokaisen työnhakijan ammattimainen ja arvostava kohtelu on tärkeää.